Être freelance au Canada, mode d’emploi

Cet article fait partie d’une série appelée « freelance » ou je dévoile pas mal d’infos sur comment monter sa boite, quelle structure choisir etc. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à les ajouter en commentaire ou à me contacter par e-mail ou sur les réseaux.

Je vous expliquerai prochainement la différence entre un freelance/self-employed et monter une corporation.

Dans ce post, je vais vous expliquer comment je fonctionne en tant que freelance.

Pas besoin d’une structure

C’est le grand avantage de ce système. Vous n’avez pas besoin de créer quoique ce soit, ni même vous enregistrer au niveau du CRA puisque vous êtes imposé de manière personnelle sur vos taxes personnelles.
La seule chose (expliquée ici) sera de créer un business number afin d’obtenir un GST/HST dès que vous ferez plus de 30 K de CA.

Travailler avec des Américains

Dans mon cas, je travaille à 95% avec des américains et pour leur faciliter la tâche, j’ai ouvert un compte chez RBC Georgia (la branche américaine de RBC). Le compte est basé aux États Unis donc aucun souci pour recevoir des paiements en ACH. Si vous travaillez régulièrement avec des clients aux USA, je vous conseille vivement de vous créer un compte la-bas. Plusieurs banques proposent maintenant l’option tant que vous avez une bonne raison de ne pas vouloir utiliser un simple compte USD sur votre banque canadienne. J’ai juste dit que mes clients étaient aux USA et voilà. Tout se fait par téléphone et la banque vous envoie derrière un formulaire W-8BEN à remplir qui indique à l’IRS que vous payez vos impôts au Canada. Ce qui évite la double imposition. D’ailleurs les Américains demandent toujours à ce que vous remplissiez ce formulaire. C’est très rapide et prend littéralement 2 min. Votre foreign tax identification number est en fait votre SIN.

Vous pouvez également simplement créer un compte Bordeless avec Transferwise. Le compte est virtuel mais fonctionne également pareil qu’un vrai compte via une banque. Le seul souci étant qu’au Canada, actuellement, il n’est pas possible d’avoir une carte de crédit pour retirer les fonds. Pas très grave mais c’est toujours un plus si vous voyagez régulièrement aux USA.

Les logiciels que j’utilise

Beaucoup de logiciels font le gros du travail pour vous et peuvent être connectés à votre compte bancaire. Attention cependant, s’il s’agit de votre compte perso, il va falloir faire le tri. Me concernant j’utilise mon compte américain quasiment exclusivement pour recevoir les paiements de mes clients donc il est très facile de s’y retrouver.

Wave est le logiciel préféré des freelances mais il y en a d’autres comme FreshBooks pour générer des factures ou même pour vérifier en temps réel le temps passé sur chaque client. (Si vous facturez à l’heure) Votre banque propose en principe un logiciel similaire.

Sinon, il y’a toujours le bon vieux tableau Excel que j’utilise encore pour tracker mes « expenses » ainsi que mes revenus. Je suis TRÈS organisée donc je n’ai aucun mal avec ça mais si vous voulez un truc plus moderne, choisissez un logiciel ! Beaucoup de fonctionnalités sont d’ailleurs gratuites.

Depuis peu, j’utilise aussi Hubspot pour tracker mes clients + prospects. C’est gratuit si vous n’avez pas besoin de toutes les fonctionnalités et surtout ça me permet de rapidement me souvenir à qui j’ai parlé… Par le passé, il fallait parfois que je relise tous les emails échangés avec les prospects pour me souvenir de qui ils étaient. (Oui parfois cela prend plusieurs mois avant de convertir un prospect)

Comptable, CPA, Financial Planner

J’ai une comptable qui m’aide en fin d’année à remplir mon T2125 (qui est le formulaire pour toute personne étant self employed) et qui me donne des conseils sur la gestion de mes expenses, ce que je peux déduire etc. Je vous conseille d’ailleurs vraiment d’avoir recours à un comptable dès que vous gagnez un peu d’argent.

Je fais aussi appel à des CPA de temps en temps pour m’aiguiller sur des questions plus pointues niveau impôts et investissements.

Et j’ai aussi un financial planner via ma banque qui m’aide sur les investissements TFSA, RRSP, RESP etc. Ça aussi c’est TRÈS important, surtout quand vous n’avez pas votre employeur qui fait ça pour vous.

Mutuelle / Health Benefits

Il existe pas mal d’options au Canada quand vous êtes self employed. Les prix mensuels sont certes plus chers que via un employeur et surtout, en tant qu’indépendant, il est impossible de déduire ces montants de vos impôts ! Un peu bête mais bon… il faut une corporation pour pouvoir le faire ! Ce qui serait possible me concernant mais ça demanderait d’ouvrir plusieurs comptes business différents et j’avoue que je n’y ai pas encore trouvé d’intérêt… (Si ce n’est d’économiser des impôts SAUF QUE ces motants vous seront dans tous les cas déduits plus tard… donc à mon niveau, bof, peu d’intérêt. On verra plus tard.)

Le CRA

Veillez à bien mettre de côté pas mal d’argent car en tant que self employed, vous touchez tout en brut et les montants à devoir chaque année peuvent être astronomiques. Heureusement, le CRA vous impose de faire des règlements tous les 3 mois (15 mars, 15 juin, 15 septembre et 15 décembre) histoire de payer en avance plutôt que tout d’un coup. Attention, la aussi les montants peuvent être astronomiques et surtout vous n’avez pas le choix ! C’est automatique. Même si d’une année à l’autre vous touchez beaucoup moins, le montant est calculé sur vos revenus de l’année précédente.

Aussi, je l’ai dit plusieurs fois mais au moindre doute, vérifiez avec le CRA ! Ils sauront toujours comment vous aiguiller et en plus ils répondent rapidement quand vous avez un business number. (Vous êtes donc un client entreprise même si vous continuez à payer vos impôts sur vos taxes personnelles mais bon c’est comme ça)