Business Update #2 – Q1 2018

Vous avez été nombreux à lire ma toute première business update qui récapitulait toute mon année 2017 et plusieurs lecteurs m’ont demandé de faire des mises à jour plus régulières ou du moins d’avoir des nouvelles de ma petite entreprise « on the side ».

Janvier 2018

Début janvier 2018, j’ai eu un gros contrat avec une petite agence américaine qui a remplacée « Miami » (qui s’était arrêtée fin novembre 2017).
Du coup, je suis revenue à un rythme de travail assez important à la différence près que la nouvelle agence n’envoie ni messages le weekend ni le soir après 17 h.

Parallèlement, via mon site de freelance, j’ai eu beaucoup de demandes mais rien qui ne s’est concrétisé si bien que le site m’a fait « cadeau » d’un mois gratuit de leur compte premium pour être sur que je puisse trouver de nouveaux clients. Sinon, le profil gratuit disparait de leur moteur de recherche s’il n’y a pas eu d’activité sur les 30 derniers jours. Pas hyper pratique mais bon.
Il faut donc s’assurer d’avoir au moins un paiement par mois. Le compte premium annulant ce prérequis néanmoins ! (Facturé 10 $ par mois)
Janvier n’a jamais été un bon mois pour mon business donc ça ne m’a pas trop étonné, surtout que rien qu’avec la nouvelle agence, j’ai fait 10x plus que le mois de janvier 2017 ! Se diversifier étant toujours la clé 🙂

Février 2018

En février j’ai eu le retour d’un client avec lequel je n’avais pas travaillé depuis quelques mois pour deux petits projets. Il s’agit d’une petite agence américaine (encore une !) mais numéro 1 sur le marché dans son domaine et même si les deadlines sont archi serrées, j’aime bien travailler avec eux. Cela va bientôt faire un an qu’ils me donnent pas mal de petits boulots et au fur et à mesure, ils sont devenus le client m’ayant donné le plus d’argent sur Upwork ! (Ce qui fait aussi grimper mon score, les clients réguliers étant hyper importants sur la plateforme)

Upwork

Parce que oui, le score sur Upwork, parlons-en. Le but est d’avoir au minimum 90 % pour faire partie des meilleurs freelances de la plateforme (mon cas). Le truc le plus compliqué étant de conserver ce score qui peut très vite dégringoler selon des facteurs assez… fantaisistes dirons-nous. Comme le nombre de clients réguliers, si un client ne vous embauche que pour un job et ne vous propose pas autre chose, vous n’aurez jamais 100 % ou alors si un client vous laisse une note de 9 mais pas de 10/10, vous n’aurez pas 100% non plus. D’un côté ça parait logique mais dans les faits c’est HYPER difficile d’atteindre 100 % quand on jongle avec plusieurs clients à la fois. Quand quelqu’un vous met 9/10 c’est qu’il est a priori super content de votre travail, pas pour Upwork. Il faut 10/10 et qu’en plus il bosse au moins 3 mois avec vous, donc vous rémunérer au moins 3 fois sur une période de 3 mois et pas 3x en 1 mois par exemple. Ou 3 différents jobs (mais du même client) sur une période de 3 mois environ. Chaque job pouvant durer 1 journée par exemple. Donc pas hyper évident comme système surtout que si vous ne bossez pas pendant plus de 30 jours consécutifs, votre profil est en gros mis au rebut ! (A moins de payer ! Ce qui est un non-sens total de mon point de vue. Comme si payer voulait dire être meilleur !)
Il y a d’autres facteurs pris en compte qui ne sont de toute façon pas expliqué en détail par la plateforme parce que… C’est comme ça ! (Et ça permet accessoirement de ne pas pouvoir tricher, vu qu’on ne sait pas comment améliorer son score de manière concrète)
Je peux par exemple me retrouver pendant 2 semaines avec 98 % et les deux semaines suivantes avec 92 % (le score est mis à jour toutes les 2 semaines). Je n’ai jamais réussi à comprendre pourquoi mais l’essentiel étant que je ne tombe jamais en-dessous de 90 % (LE score à ne jamais atteindre sous peine de perdre son statut de meilleur freelance et donc de potentiellement attirer moins de clients voire de se faire virer de la plateforme !) Avec Upwork vous n’avez soit pas de score, parce que vous êtes trop petit, soit un score de plus de 90 % parce que vous êtes le meilleur soit un score en-dessous de 90% et la porte n’est… pas loin !

Et quelques nouveaux clients

J’ai aussi eu un nouveau client dans l’ouest américain, encore une agence ! (décidément !!) Un travail un tout petit peu différent mais payé à l’heure donc intéressant. Je fais payer le même prix qu’une heure de consulting sauf que je n’ai pas à parler, juste à bosser sur Word 🙂

Un client canadien a aussi confirmé un contrat qui trainait depuis un mois. A la différence des Américains, les Canadiens sont un peu longs à la détente… Il n’est pas rare d’avoir des nouvelles 1 mois après alors que tout laisse à penser que c’est mort !

Une ancienne cliente est également revenue vers moi pour démarrer un nouveau projet. Ca a pris pas mal de temps parce qu’elle passait par un designer (dont elle n’a au final pas été très contente mais bon) et il y a eu pas mal de « hoops » (petits soucis) mais bon au final ça l’a fait ! C’est également une cliente avec laquelle je travaille depuis plus d’un an maintenant.

J’ai aussi eu des demandes de devis par d’anciens clients mais rien n’a encore abouti. Ils sont Canadiens, donc je leur laisse le temps de me donner la réponse 😉 A l’inverse des Américains qui sont souvent tout feu tout flamme et qui finissent par vous planter parce qu’ils ont en fait mal défini le rôle, les Canadiens y réfléchissent beaucoup plus et en général et quand c’est bon, ça peut rouler pendant un certain temps ! Sûrement une des différences majeures entre un Américain et un Canadien. A choisir, je dirais que les Canadiens sont plus fiables sur la longueur/durée mais n’ont pas les mêmes budgets et surtout mettent très longtemps à se décider quand les Américains ne vont rien négocier, vont démarrer tout de suite mais peuvent vous planter après quelques mois ! (Même si on le sent venir hein mais c’est jamais très cool de réaliser que le scope du boulot a été mal défini et que vous n’allez donc pas rester longtemps… parce que s’ils sont rapides à vous embaucher, ils sont TRES rapides à vous virer d’un projet)

Mars 2018

Mars a été le mois où le client pour lequel je bossais depuis déjà + de 2 mois m’a proposé de venir les rencontrer. Ce voyage était en théorie organisé pour venir signer un contrat plein temps en personne mais… En fait le contrat n’a même pas été abordé ! Enfin si vaguement, juste pour dire que c’était en cours mais que ça ne se ferait pas tout de suite. Il y a aussi une histoire de visa en cours, mais je vous en parlerais plus tard, quand ça aura un peu avancé. Ca aussi, ça prend des plombes, et ce n’est que le début ! (Et c’est en partie pour ça aussi que le contrat bloque) En attendant, j’ai été rencontrer mes futurs collègues dans le Midwest !

Aussi, très important de noter que j’embauche moi-même des freelances de temps en temps toujours via Upwork (normal hein !). J’ai donc une comptable qui m’aide pas mal pour mes impôts et mon business en général et j’ai aussi enfin décidé de déléguer la partie technique du blog à Scott, un freelance qui s’occupe de la maintenance du blog et qui est toujours là pour m’assister si j’ai un souci ! Je faisais ça toute seule depuis des années, je n’avais jamais voulu déléguer cette partie mais je me prenais le chou avec certains trucs et ça ne pouvait plus durer… Je cherchais depuis 1 an quelqu’un pour m’aider et aussi proposer ses services à certains clients qui me le demandent, c’est chose faite !
Je délègue aussi toute la partie légale à des freelances (des legal assistant ou des avocats) quand j’ai de gros contrats à signer et à faire réviser. Il y a vraiment toutes les professions sur Upwork, c’est un vrai bonheur !

Monter sa boite au Canada

Quand je me suis très dangereusement approché des 30 000 $ de CA en mars, j’ai décidé d’officiellement créer mon entreprise – enfin, du moins de m’enregistrer pour la GST/HST. Il s’agit en gros de notre TVA à nous, vous savez c’est les taxes qu’on paye sur quasi tout sauf la bouffe ! Quand on a une boite, et qu’on fait un chiffre d’affaires au-dessus de 30 000 $ par an, il faut ajouter cette taxe sur toutes vos factures. Par contre, si vous n’atteignez pas ce montant par an, vous n’êtes pas obligé de récolter la GST/HST. Vous pouvez tout simplement déclarer vos revenus via le formulaire T2125 et basta. Je sais que j’ai l’habitude de vous faire des guides pour vous expliquer comment tout marche mais quand il s’agit des impôts, je préfère vous conseiller de demander à un comptable ! (C’est mon cas)

Mon cas est assez particulier car je ne facture quasiment que des clients Américains, du coup en théorie, je ne suis pas obligée de m’enregistrer et d’obtenir un numéro pour facturer la GST/HST.

Mais c’est en réalité un petit plus compliqué que ça. Vous n’êtes pas obligé de vous enregistrer si AUCUN de vos clients n’est au Canada mais si vous avez un seul client Canadien et que vous dépassez les 30 000 $ annuel, alors vous devrez obtenir un numéro et SEULEMENT appliquer cette taxe sur vos factures à destination de vos clients Canadiens. La taxe à appliquer diffère selon les provinces où vivent vos clients. Par exemple, j’ai une cliente en AB, la taxe est de 5%. Pour ma cliente au Québec, elle est quasi de 15 % !

Tous les montants que vous récupérez doivent ensuite être entièrement reversés au CRA. Vous pouvez le faire une seule fois par an ou de manière trimestrielle. (Ca vaut le coup si les montants sont énormes) Le paiement se fait directement via le CRA « Mon dossier d’entreprise » qui se crée via votre Business Number. (Ou numéro d’entreprise en français) A noter que même si vous ne devez rien au CRA, vous devez quand même produire cette déclaration tant que votre compte GST/HST est valide. Il est tout à fait possible de le fermer si vous n’exercez plus votre activité.

Pour info, vous pouvez également récupérer la GST/HST sur tout ce que vous achetez pour votre entreprise puis la soustraire au montant que vous devez au CRA. Par exemple si vous avez acheté un ordinateur et vous avez payé 150 $ en GST/HST, cela sera soustrait au montant que vous devez reverser au CRA. Si vous devez 1500 $, vous enlevez 150 $ = 1350 $ à reverser.

Pour obtenir un numéro GST/HST, il faut faire la demande d’un Business Number (BN). (Les deux peuvent se faire au même moment donc pas d’inquiétude !)

Pour s’enregistrer, rien de plus simple ! Vous pouvez le faire par téléphone et ça prend littéralement 5 min ! Votre BN devra ensuite être ajouté à toutes vos factures canadiennes. J’ai eu deux personnes adorables par téléphone qui m’ont tout expliqué.

Officiellement, je ne ne change pas encore le statut de ma boite en « incorporated« , je continue de fonctionner comme l’an dernier, mes impôts personnels et pro sont sur la même déclaration. Du coup, ça signifie une plus grosse imposition mais ça m’évite de remplir tout un tas de papiers sans savoir si je vais rester au Canada ou pas (oui, je vous ai dit que je vous en reparlerais :). A noter que puisque je suis également employée à plein temps, une énorme partie des impôts obligatoires que je dois sont déjà pris à la source. Je ne paye donc plus qu’un pourcentage (entre 20 et 30% en gros) de mes gains en freelance. Aussi, il faut noter qu’au Canada, on peut déduire énormément de choses de ses impôts quand on a une entreprise. (Essence, achat de matériel mais aussi repas, téléphone, internet, assurances etc.)

Update du 31/08/2019: Lorsque vous avez dû payer + de 3000 $ d’impôts en plus au CRA (C’est à dire qu’en avril, on vous demande de payer un surplus) sur les deux dernières années (1800 $ au Québec), le CRA vous envoie une lettre (ou un email si vous avez un compte CRA en ligne) pour vous annoncer que vous êtes maintenant tenu de payer vos impôts par acomptes provisionnels. Il s’agit donc dêtre prélevé 4 fois par an du montant que vous allez normalement devoir payer en avril de l’année suivante. Sauf que ce montant est calculé sur vos revenus de l’année précédente. Et si vous avez touché 50% de moins en 2020 par rapport à 2019 par exemple, vous devrez quand même payer le même montant via votre acompte provisionnel puis vous toucherez un gros remboursement en avril 2020. C’est un peu mal fichu parce qu’il n’est en plus pas possible de prévenir le CRA que vous avez eu une année moins bonne. Vous êtes tenu de payer votre dû ou vous risquez une pénalité ! Les motants dû sont toujours les 15 mars, 15 juin, 15 septembre et 15 décembre et sont calculés sur le montant que vous avez dû payer en plus au CRA en avril. Par exemple, si vous avez payé 10 000 $ en plus, vous aurez 4 versements de 2 500 $ chacun à payer.

Les acomptes provisionnels sont très souvent mis en place pour les gens qui ont une entreprise à côté et remplissent le formulaire T2125. Vu qu’aucun impôt n’est prelevé sur ces montants, le CRA les calcule en avril de l’année suivante.

Bilan du premier trimestre communément appelé Q1

Très bon ! J’ai officiellement dépassé mon CA de 2017 en juste 3 mois ! Bon d’accord grâce à mon gros client mais quand même. Ayant réussi à obtenir des contrats sur plusieurs mois, je m’assure également un revenu confortable toute seule (sans mon client principal) et c’était vraiment mon but en 2018 ! Du coup, pari gagné ! Nous allons voir si Q2 annonce officiellement le début du travail à 100% de la maison. Aucune certitude pour le moment, le client ayant l’air content que je sois uniquement à mi temps. Je reste quand même confiante, nous verrons bien !

Aussi, voici une map de tous mes clients depuis 2016 :

La plupart sont aux USA mais j’ai eu énormément de clients Canadiens ces dernières semaines ! Et contre toute attente en AB et SK !!! Parfois j’ai plusieurs clients dans une même ville comme à Toronto par exemple. Les Canadiens sont plus longs à la détente mais aussi plus fidèles. Il y a moins de concurrence ici et les budgets sont moins extensibles, du coup si un client Canadien vous aime bien, il peut vous garder longtemps ! Par contre tout le bouche à oreille vient des USA, j’ai beaucoup de nouveaux clients qui ont été référés par de précédents clients contents.

Quelques clients en Europe mais ça reste très léger quand même. Le décalage horaire n’aide pas ! Je crois avoir eu 4 clients en France en 2 ans par exemple. A noter que tous mes clients Français ont été adorables sauf une cliente HORRIBLE, sûrement une des pires que j’ai eu… Mais bon clairement pas la norme 😉

Les Australiens sont énormément sur Upwork mais je n’aime généralement pas beaucoup travailler avec eux (j’ai eu 3 ou 4 clients à date), ils sont excessivement exigeants et sans filtre ! Du coup ce n’est parfois pas très évident… (Sans compter l’ENORME décalage horaire) En général, à part si leur projet m’intéresse énormément, j’évite de bosser avec eux !!